5 Tips to Make Your Meetings More Interactive: 全員参加型会議を実現するための5つのコツ(Michael Glazer)

※末尾に英訳があります。

全員参加型会議を実現するための5つのコツ

「チーム会議で、参加者が発言しないのは、なぜでしょうか?」

これは、私がオフサイト・ミーティングやワークショップの計画を立てる際に、必ずと言っていいほど、クライアントから聞かれる質問です。

一部の人が会議を支配し(誰のことか、おわかりですね!)、他の人は無言に終始する。

グローバルビジネスの経験がなくとも、この状況は目に浮かぶことでしょう。多様性に富むリージョナルチームやグローバルチームでは、このような状況が、さらによく見られます。参加者の文化的背景も影響するのですが、特にアジアでは顕著です。

会議の際に、参加者全員が等しく発言することが、チームにとっての利益となることは、言うまでもありません。では、全員参加型の会議を実現するためには、どうすればよいのでしょうか?

以下に、私がファシリテーターの仕事を通じて学んだ、5つのコツを、紹介します。

  1. 会議の目的を明確にする
    会議を始める際、参加者に対し「何を議論してもらいたいのか」を明確にします。内向的な人や、ハイコンテクスト文化の背景を持つ人が参加している場合は、特に、会議の目的をハッキリさせておく必要があるでしょう。
    会議の事前準備の中で、参加者に目的を考えておいてもらうこともできます。例えば、特定の議題に関する自分の考えを、会議で共有できるよう準備しておいてもらう、なども一つの方法です。
    ハイコンテクスト文化:言語に頼るのではなく、「察し合う」文化
  2. アイスブレーカーを使う
    アイスブレーカーとは、参加者がリラックスして臨めるように行う簡単なアクティビティです。会議の冒頭で、オープンな雰囲気を作るために、アイスブレーカーを使う時間を設けることは、発言しないチームメンバーの殻を打ち破るのに、役立つでしょう。
  3. 発言しやすいように仕向ける
    会議を始める際に、「はい」「いいえ」でハッキリと答えられるような、簡単な質問をしてみましょう。質問に全員が答えを出した後、他の誰かとペアになって、その答えを選んだ理由を、共有してもらいます。この方法には、2つのメリットがあります。まず、「はい」か「いいえ」で答えてもらうことにより、会議開始後すぐに、参加者が、発言する機会を持てることです。多くの人にとって、会議の場にずらりと並ぶ同僚と意見をシェアし、自分の意見についてあれこれ言われるよりも、個別に意見を伝える方が、気が楽なはずです。2つ目は、会議参加者全員が意見を言う時間を設けることによって、前向きな気持ちと、会議に関わろうとする積極的な雰囲気を生み出せることです。
  4. 付箋を活用する
    特に大きな会議で、個々のチームメンバーが、同僚やマネージャーの前で発言することを躊躇するかもしれないと感じる時は、付箋に自分の考えを書き出してもらいます。
    その後、付箋を1つにまとめ、個人の意見ではなく、「グループ毎の意見」として捉え、要点をフィードバックします。
    これにより、全員が、自分の発言が評価に影響するのではないかと恐れることなく、意見を言いやすい雰囲気を作ることができます。これはアジア圏の文化においては、大事な配慮です。
  5. 役割を与える
    会議参加者に「自分以外の役割」を与え、その視点からのコメントや質問をしてみてもらいます。
    最近サポートした、ある大きめのチームの振り返りミーティングでのことです。参加者は厳しい質問をすることをためらうだろう考えた私は、参加者にいくつかの役割を与えました。例えば、「役員」「テレビのニュースキャスター」「取引先」「競争相手のCEO」「ステークホルダー(利害関係者)」などです。そして、会議の間、入れ替わりで、これらの役割を担ってもらいました。この方法は、特に、組織のヒエラルキーに価値を置くグループにおいて、有効です。会議でロールプレイを取り入れることで、普段であれば発言しない参加者にも、発言する機会を与えることができるのです。

いかがでしたか?活用できそうなものがあれば、是非やってみてください!

“Why don’t people speak up at our team meetings?”

This is a common question I hear from clients when we start planning an offsite meeting or skills workshop.

It doesn’t take that much global business experience to realize that it’s all too common for some people to dominate the conversation (you know who you are!) and others to stay silent most of the time. Culture plays a role in creating this dynamic, and being based in Asia, I see it often when I work with highly diverse regional and global teams.

As I mentioned in my last post, teams benefit when there is an equal distribution of who talks during meetings. So, how can we help make that happen? Here are five approaches I’ve found useful in my own work:

  • Set Good Expectations – Let people know at the start of the meeting specifically what you’d like them contribute to the discussion, especially if you work with introverts (I’m one) or people who come from high context cultures. You can even start setting expectations as part of your meeting preparation by, for example, asking people to come prepared to share thoughts on a particular topic.
  • Use Icebreakers – Spending a few minutes at the start of your meeting to help set a safe and inclusive atmosphere can go a long way to getting quieter team members out of their shells. Consider your audience carefully to help you pick the right icebreaker for your meeting.
  • Make Speaking Up Easy – At the start of your next meeting, try asking people to answer simple closed question out loud. After they do, then invite them to pair up with someone and share the reasons for their answer. This accomplishes two things. First, you get people speaking right away by saying “yes” or “no.” And many people find it easier to share opinions with a single partner than with a room full of colleagues who might be evaluating their ideas. Second, you create positive energy and a sense of active engagement in the room by getting everyone talking at the same time.
  • Use Post-It Notes – Especially in larger meetings, when I sense individual team members might fear speaking out in front of their peers or managers, I ask people to write their ideas on Post-It notes. Then, I collect and feed back the points as “table comments” instead of individual comments. This helps everyone contribute without worrying as much about whether their comment puts them at risk for saving face – an important consideration here in Asia.
  • Assign Roles – Ask people to give comments or questions from a perspective other than their own. For example, I recently facilitated a formal business review meeting for a large team. Expecting that the employees would be reluctant to ask tough questions, I assigned several people roles – such as Board Member, TV News Anchor, Strategic Client, Competitor’s CEO, stakeholder who is downstream in the value chain and so on – and people rotated in and out of those roles during the meeting. Especially with groups that value their organizational hierarchy, doing this gives people permission to make comments that might otherwise go unspoken.

What’s your experience? I invite you to share what’s worked for you and your teams.