「場」と「アジェンダ」を作る

ファシリテーターが行う事前準備は「場作り」と「アジェンダの作成」です。

場作りは、話しやすいような環境を設定すること。 単にテーブルと椅子を用意するだけではなく、全体的な雰囲気にも配慮しなければなりません。場が和むように環境音楽をかけるファシリテーターもいれば、意見を出しやすいように壁いっぱいにフリップチャートを張り出す人もいます。 会社から離れた「オフサイトミーティング」も効果的です。普段の話し合いの延長になってしまうことを避けるために、場所を変えて行うのです。

一方のアジェンダは、目的や求める成果、必要な話し合いのプロセスなど、会議に必要となる要素をまとめた設計書のことです。 「xxについて話し合う」という「テーマ」は決まっているものの「求める成果」が明確になっていない会議が多く見受けられますが、これを明確にすることで、「結論が出ないままに会議が終る」という状況を回避することができます。 そして、求める成果が明確になったら、その成果を生み出すために「必要なプロセス」を設計します。たとえば議論の前提となる情報を共有する必要があれば、まず情報共有のための時間をとる、問題解決のためにあるツールが適していると考えるのならば、そのツールにしたがっ て話し合いを進める、などです。